por Cleber Candido
Director General de Cesla
Los conceptos de externalización que llegaron aquí en los años 80 y 90 de forma distorsionada, comúnmente asociados a servicios baratos y de dudosa calidad, estuvieron estrechamente relacionados con la competitividad global de la industria y el comercio, generando en las décadas siguientes una imagen negativa de la prestación de servicios adoptada en el país.
Siempre que el contratista necesita emprender o subcontratar cualquier tipo de servicio, suelen surgirle algunos posibles problemas:
- Empresas no cualificadas;
- Empleados no cualificados;
- Falta o fallos de documentación;
- Divergencias entre lo que se compra y lo que se entrega;
- Problemas laborales con la corresponsabilidad;
- Entre otros.
Sin duda, la prestación de servicios avanza y se transforma año tras año en Brasil. Es un hecho que aún estamos lejos del ideal, pero las nuevas tecnologías y la desburocratización de las relaciones laborales en Brasil hacen que el sector servicios se convierta cada vez más en un fuerte aliado en la ejecución de tareas que están fuera del núcleo de la industria y el comercio que las buscan.
El sector servicios es uno de los más importantes de la economía brasileña, además de ser un gran generador de empleo en Brasil, según el Instituto Brasileño de Geografía y Estadística este año, los servicios representan alrededor del 70% de las empresas del país, y son responsables del 30% del Producto Interior Bruto (PIB)
Además, el panel de empresas del Sebrae muestra que hay cerca de 8,64 millones de empresas de servicios activas en Brasil, frente a 6,61 millones en el comercio, 1,90 millones en las fábricas, 1,36 millones en la construcción civil y 697.000 en la agricultura (datos del mes de mayo de 2020). El sector servicios representa nada menos que el 44,9% de todas las empresas activas en el país y lidera en número de empresas en comparación con los demás sectores.
Aproximadamente el 90% de las empresas contabilizadas por el Sebrae son microempresas y pequeñas empresas, como los Microempresarios Individuales (MEI), las Microempresas (ME) y las Pequeñas Empresas (EPP), lo que nos permite afirmar que, sin lugar a dudas, la prestación de servicios es la primera línea de la economía.
En la industria no es diferente, normalmente debido al gran volumen de contratistas y subcontratistas durante el año o durante las grandes paradas de mantenimiento, hay un mayor riesgo de pérdidas con el almacenamiento y la conservación de los documentos físicos entregados, el control del on-boarding (integración) en persona y la gestión de competencias para la ejecución de tareas de alto riesgo que implican permisos de trabajo, por ejemplo.
A esto se añade una baja gestión sistémica y la falta y/o el fracaso de la comunicación entre las unidades de negocio, lo que hace posible que aunque una empresa preste un servicio de baja calidad en una unidad concreta, a menudo pueda entrar en otra unidad del grupo sin ninguna barrera, debido a la falta de puesta en común de una puntuación de rendimiento del proveedor entre los contratistas.
¡Otro punto relevante! Se observa en el mercado una pequeña y tímida gestión sistémica relacionada con empresas de "gestión de terceros o contratada", que ofrecen análisis de documentos en base a tiempo y cantidad (batch), no siendo debidamente cuidadosos con la calidad del documento enviado. Y así, acaba convirtiéndose en un punto de atención en este tipo de servicio de plataforma, y se debe prestar especial atención a la calidad de las nubes certificadas en alta disponibilidad, las ubicaciones de almacenamiento de dichos datos, la ciberseguridad y sobre todo el tratamiento con la LGPD (Ley General de Protección de Datos) de estos socios que ofrecen dichos servicios integrados.
Pero, ¿cómo afrontar estos retos?
Lo primero que hay que hacer es eliminar la burocracia y analizar a fondo qué documentos se solicitan al proveedor de servicios. Implicar a equipos multidisciplinares y plantear preguntas sencillas como: ¿realmente necesitamos este tipo de documento para este tipo de ámbito?
Invertir en tecnologías eficientes no sirve de nada si seguimos adoptando modelos arcaicos de requisitos simplemente porque se trata de un proveedor de servicios. Muchas veces nos encontramos con elementos exigidos a un proveedor de servicios que, en esencia, no son necesarios ni siquiera para sus propios empleados, que realizan exactamente la misma tarea/función.
En segundo lugar, disponer de una plataforma de gestión documental asertiva que les apoye en esta gestión diaria y desafiante, permitiéndoles agilizar procesos, proteger información confidencial, localizar fácilmente expedientes y establecer criterios y tipos de documentos en función de la clasificación de riesgo de la actividad a prestar.
Piense en soluciones amigables que generen ganancias de rendimiento incluso para su socio (prestador de servicios), controlando eficazmente los plazos de los documentos, avisando al cliente y al proveedor con antelación de las fechas de caducidad, gestionando las integraciones (on-boardings) online o presenciales, y ya interconectadas con los controles de acceso (gateways) y con los permisos de trabajo electrónicos, no permitiendo el acceso a actividades críticas si tienen la formación y los ASO caducados, por ejemplo.
En un mundo cada vez más rápido y tecnológico, respetar a su socio contratado y tratarlo como parte de su equipo, así como utilizar buenas herramientas de gestión, además de aumentar el cumplimiento y la seguridad de su empresa, permite mejorar su rendimiento en estos procesos, haciéndolos menos burocráticos y más ágiles.
¿Conoce Hive? Nuestra plataforma de gestión de terceros sin papel
Hive, un módulo de Cesla para la gestión de contratistas basado en más de 20 años de experiencia en rutinas industriales que implican flujos de análisis y validación de documentos de proveedores de servicios, está totalmente integrado con controles de acceso y permisos de trabajo electrónicos, asociados a una puntuación de rendimiento para gestionar la calidad del servicio prestado.
Con Hive es posible de forma totalmente paperless - es decir, totalmente digital sin emisión de papeles - gestionar una empresa contratada o subcontratada y sus colaboradores, desde que el prestador de servicios recibe la orden de servicio hasta el fin de sus actividades en la empresa, pasando por las etapas de:
-Usuarios y perfiles de acceso;
-Visualización de cuadros de mando;
-Creación de ámbitos/pedidos;
-Gestión de solicitudes;
-Carga de documentos;
-Validación de documentos;
-Gestión de integración presencial o totalmente electrónica;
Conexión automática con el módulo electrónico APR-PT de Cesla;
-Conexión con controles de acceso (torniquetes/puertas), impidiendo la entrada con documentos caducados;
-Puntuación de rendimiento en cuanto a la calidad del servicio prestado.
